В ИГСУ прошел тренинг по внедрению системы «5С» в рамках проекта «Бережливый вуз»
В Институте государственной службы и управления (ИГСУ) РАНХиГС прошел тренинг по внедрению системы «5С» в рамках проекта «Бережливый вуз».
В мероприятии приняли участие руководители института и его структурных подразделений, сотрудники ИГСУ.
Тренинг провел руководитель проектного офиса развития производственной системы Федеральной службы государственной статистики Антон Маркин, рассказавший, как правильно организовать рабочее пространство для эффективного выполнения каждодневных задач.
Система «5С» предлагает для этого конкретные шаги: Сортировка, Соблюдение порядка, Содержание в чистоте, Стандартизация, Совершенствование. Задача – выйти на 5-й шаг «Совершенствование» и включить постоянное улучшение рабочих процессов в свою каждодневную работу. «5С» – это инструмент бережливого производства, который позволяет оптимизировать рабочее пространство и рабочие процессы и, как результат, – снизить издержки на выполнение стандартных операций.
Как работает «система «5С»? По словам Антона Маркина, она позволяет повысить эффективность офисных процессов «здесь и сейчас». Мы устраняем все, что в бережливом производстве называется «потерями» – потребляет ресурсы, но не создает ценности для клиента, и с другой стороны, обеспечиваем рабочее место всем необходимым: от канцелярии и компьютеров до информации, необходимой для выполнения задач.
«При реализации проекта «Бережливый офис – 5С» важно уделять внимание не только порядку на рабочих местах, но и всем обеспечивающим процессам, – объясняет спикер. – выстроить взаимодействие между подразделениями организации, “поддерживающие” процессы – техподержку, обслуживание зданий, обеспечение кадрами, инициировать проекты по из реинжинирингу и пр. Если научитесь решать эти проблемы быстро, то ответ не заставит себя ждать в виде предложений от сотрудников и студентов по повышению эффективности рабочих процессов – они автоматически учатся рационально использовать имеющиеся ресурсы».
Реализация шагов «5С» для организации собственного рабочего пространства значительно повышает эффективность рутинных операций. Сотрудник, который способен рационально обустроить рабочее пространство, демонстрирует более высокую производительность труда, что доказано множественными примерами применения инструмента «бережливого производства» как на производстве, так и в офисном пространстве.
В завершение встречи участникам было предложено провести аудит конкретного рабочего места, создать образец порядка и правила его поддержания. Участникам были даны предложения по улучшению рабочих процессов и организации рабочего пространства.
Практическая работа продолжилась в кабинете и.о. директора ИГСУ РАНХиГС Корчагина, который стал активным участником тренинга. Первые результаты можно увидеть на фото, а конечный эффект можно будет оценить примерно через месяц.
«Не секрет, что работа с документами занимает достаточно большой объём времени административно-управленческого персонала, – отмечает участница тренинга, заместитель декана факультета государственного управления экономикой ИГСУ Дарьи Карпова. – Все мы стремимся упростить и ускорить рутинные процессы. Использование принципов 5С позволяет это сделать за счёт сокращения офисных потерь и повышения функциональности рабочего пространства. Не менее важно, что такой подход является дополнительным элементом мотивации, поскольку повышается уровень комфортности рабочих мест».